Een Kaizen mindset voor Agile werken

Mindset is bepalend

Afgelopen weken heb ik meerdere gesprekken gevoerd over ‘de juiste mindset’ van medewerkers bij veranderprocessen en voorkomende blokkades hierin. Hoe ga je om met veranderprocessen? Met het invoeren van nieuwe werkmethodes en de weerstand die je daarbij tegen kan komen. Dat was o.a. in combinatie met Lean 5S methodiek, Agile Methode en Agile Manifesto. Bij zowel Lean als Agile zie ik de Kaizen mindset terug: “Veranderen wat leidt tot verbeteren”

In deze blog richt ik me op Kaizen en Agile. Waarbij het wellicht handig is om te vertellen dat ik geen Agile expert ben in die zin dat wij binnen Aago niet met deze methodiek werken. De Agile methode wordt vooral door teams van software ontwikkelaars gebruikt. Ik ben geen software ontwikkelaar, Aago houdt zich daar ook niet mee bezig. Wel heb ik, net als René Voortwist, meerdere Agile werkende teams getraind met als doel de onderlinge samenwerking te verbeteren en daarmee de creativiteit in het team te verhogen voor betere werkprestaties. Daarin hebben wij ontdekt dat een Agile coach ook wel een ‘verbetercoach’ genoemd kan worden. Als coach ken je het belang van een Kaizen mindset en ben je gericht op verbeteren. We passen het toe bij verschillende werkmethodieken.

 

Agile Mindset

Ook Agile start met tools en een bepaalde werkmethode. Hier zie ik ook de duidelijke overeenkomsten met Lean voor wat betreft het sorteren, schikken, standaardiseren, schoonmaken en

standhouden/stimuleren. De mindset die hieruit voortvloeit is echter lastig concreet te definiëren en vind ik eerder abstract te noemen. Het staat niet voor niets in de buitenste ring van de ‘Agile Onion’,

Een Agile Mindset gaat over de verbinding met en vertrouwen in:

  • Complexiteit
  • Mensen
  • Pro-activiteit

Hiermee bedoel ik dat de houding die mensen aannemen ten op zichte van Agile werken, het vertrouwen dat ze erin hebben en de mate waarin ze zich verbinden met deze werkwijze, bepalend is voor het succes. De houding kan je hier lezen als een synoniem op mindset. De cultuur en waarden van de organisatie komen hierbij in beeld. Komen ze overeen? Hanteert het bedrijf dezelfde waarden? Of is verandering nodig?

Values of mindset?

Waarden zijn een onderdeel van een mindset, standaard! Ze zijn de drijfveren, de motor en zichtbaar in houding en gedrag.

Complexiteit van een probleem verandert wanneer je hiermee aan de slag gaat. Je gaat het probleem onderzoeken, ontleden en oplossingen vinden. Bij complexe problematieken is het belangrijk dat je aan de slag durft te gaan, ook al weet je de uitkomst niet. Dit vraagt actie en vertrouwen dat elk teamlid een bijdrage kan leveren. Geen standaard overtuiging binnen bedrijven.

Dat laatste is een onderdeel van het verbinden met en vertrouwen hebben in (de autonomie van) mensen. Werknemers zijn naast werknemer ook mens. Enerzijds zelfstandige, autonome wezens en anderzijds afhankelijk en onderdeel van een groep, een team. Beide aspecten zijn in mensen aanwezig, benut deze! Creëer een werkomgeving waar mensen zich veilig voelen om zich te uiten en te groeien. Een plaats waar ze zich thuis en geborgen voelen en zij hun autonomie kunnen ontplooien, zodat vertrouwen en zelfsturing toe kan nemen. Iedereen is daarbij gebaat, ook het bedrijf. Iedereen, ongeacht de rol of plaats in het bedrijf levert een belangrijke bijdrage en mensen dienen als zodanig behandeld te worden.

Pro-activiteit is een oneindige flow van bewegingen. Dit is wat je wil binnen je onderneming om je bedrijfsresultaten te verbeteren. Het is essentieel bij een Agile Mindset. Je wil namelijk blijven verbeteren.

Om een pro-actieve beweging in je bedrijf te brengen dien je te investeren in je mensen en de complexiteit in je onderneming op te zoeken.

Agile bestaat uit tools, practices, principes en waarden. Wanneer je deze waarden niet in overeenstemming kan brengen met de mensen die ze uit moeten voeren, stagneer je op blokkades en precies daar is waar wij met Coaching in beeld komen. Mensen groeien door deze coaching in hun autonomie. Samenwerking en bedrijfsresultaten verbeteren.

 

Een Kaizen Mindset:

Deze mindset is gericht op verbetering vanuit het onderzoeken van álle mogelijkheden, met de nadruk op álle, inclusief de kleinste mogelijkheid!

Kaizen is het Japanse woord voor “goede verandering” (Kai = verandering, Zen = goed). Kaizen richt zich op continue veranderingen die ten goede komen aan het proces, het product, het bedrijf en het werkmilieu, ongeacht welk niveau. Een Kaizen mindset is een startpunt om ruimte te creëren voor positieve veranderingen die leiden tot verbetering. Je bent er nooit klaar mee.

Dit principe pas ik al jaren toe bij coachklanten en ook bij het ontwikkelen van trainingen. Hoe meer kans op succes, hoe eerder een flow van een positieve en voortdurende beweging ontstaat. Blokkades die we daarbij tegenkomen kunnen we opruimen middels coaching. (vaak op de mindset).

Een Kaizen Mindset gaat over het gebruiken van de tools en processen en het vinden van betere manieren om deze te gebruiken:

  • Geld
  • Mensen
  • Ruimte

Gebruik geen extra geld om je problemen op te lossen. Zeker wanneer je ruim in de middelen zit kan dit een valkuil zijn. Onderzoek hoe je met minder geld hetzelfde of misschien zelfs een beter resultaat kan boeken. Denk eens anders, denk vanuit schaarste.

Huur geen extra mensen in, maar wie heb je al binnen jouw mensen die wellicht de nodige talenten tot zijn/haar beschikking heeft? Kijk eens anders naar je huidige, menselijke kapitaal.

Hoe kan je de ruimte anders indelen, waardoor meer ruimte ontstaat? Of hoe kan je dezelfde ruimte voor meer fabricage (van auto’s, zoals bij Toyota) of andere resultaten gebruiken?

De juiste mindset bevorderen!

Ben je een leidinggevende? Werk je met Lean, Agile of Kaizen binnen jouw onderneming? Dan kan je met onderstaande aan de slag om je medewerkers en teamgenoten te stimuleren

Gedraag je mensgericht

  • Geef feedback die leidt tot een verbetering
  • Wees nieuwsgierig. Vraag, vraag, vraag!! Stel belangstellende vragen en daag uit tot verbetering met je vragen.
  • Talent doet ertoe. Laat mensen excelleren en uitblinken in wat ze goed kunnen. Zorg ervoor dat de juiste mensen op de juiste plek zitten en zorg ervoor dat medewerkers hun ‘skills’ strategisch en waardevol ontwikkeld kunnen worden. Dit houdt in dat er ruimte dient te zijn om te experimenteren en te onderzoeken om tot die ontdekkingen van aanwezig talent te kunnen komen.
  • Werk klantgericht. Elke activiteit moet uiteindelijk leiden tot een verbetering en voldoening van de customer journey. (Ook management activiteiten!). Denk ook hier weer aan optimalisatie door gebruik van techniek en globalisatie.

Faciliteer

  • Kwaliteit boven kwantiteit. Zorg voor de juiste tools. Productiviteit en winst zijn het resultaat. Zij zijn niet het startpunt van een Kaizen mindset. Klantbeleving en tevreden klanten hebben de focus.
    Laat daarbij ook techniek en globalisatie in je voordeel werken. Gebruik wat aanwezig is om je kwaliteit en klantbeleving te verbeteren.
  • Werkomgeving doet ertoe. We zijn een product van onze omgeving. Laat de omgeving inspirerend, motiverend en ondersteunend zijn in de uitvoering van werkzaamheden. Werk aan teambuilding en werk aan werkrelaties. Zorg voor optimale werkplekken en onderlinge relaties. Doe hetzelfde richting je leveranciers. Je hoeft niet direct te vervangen wat niet werkt, ook niet als het je leverancier betreft. Ga ook hier de relatie aan en kijk waar je ze kan helpen verbeteren voor jouw betere klantbeleving.

Wees creatief

  • Fouten maken moet! Om te ontdekken wat een daadwerkelijke verbetering oplevert moet er geëxperimenteerd kunnen en mogen worden!
  • Denk vanuit ‘schaarste’. Wanneer je alle resources beschikbaar hebt, is het moeilijker om verbeteringsmogelijkheden te zien. Het daagt je niet uit tot creativiteit. Denk anders, vanuit schaarste. Hoe zou het dan zijn?
  • Je kan altijd iets doen wat tot verbetering leidt. Niet alleen op je werk voor je klanten, je werkgever of je collega’s, maar ook voor jezelf en privé. Bijvoorbeeld voor je vrienden, familie en je woonomgeving. Denk aan je gezondheid, zingeving, het oppakken van ‘oude contacten’ en sporten, maar ook het inplannen van je dagelijkse rustmomenten en je innerlijke glimlach

Agile coaching

We leiden coaches op. Een beroep wat in een ver verleden niet in deze vorm bestond. We zien steeds meer specialisaties in ons beroep ontstaan, zoals ook ‘Agile coaches’. Wat zij doen is het verbeteren van processen en samenwerking, aanspreken op talenten en het bevorderen van autonomie.

Een Agile coach is een ‘verbetercoach’, kent de aspecten van een Kaizen mindset en is gericht op verbeteren:

  • Draagt bij in het ontwikkelen van een collectieve Agile Mindset
  • Speelt een sleutelrol in processen
  • Hoeft niet per definitie een Agile expert te zijn
  • Is geen scrum master
  • Heeft tot resultaat dat samenwerking verbetert
  • Laat medewerkers het beste uit zichzelf naar boven halen
  • Heeft tot resultaat dat je een beter beeld krijgt van wat klanten nodig hebben

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *